5 lekcija naučenih u prosecu automatizacije

Dakle, odlučili ste da saznate više o automatizaciji procesa?

Čestitamo, to znači da cenite vrednosti koje nove tehnologije donose i pripremate se za budućnost!

Na IDC Summit 2021 Adriatic, govorio sam o svom iskustvu o robotskoj automatizaciji procesa (RPA). Povratne informacije su bile toliko impresivne da sam odlučio da u ovom blogu objasnim tačke predstavljene na samitu.

Zašto robotska automatizacija procesa?

Zašto automatizacija procesa, a posebno zašto robotska automatizacija procesa?

Jer je to sveža i moćna tehnologija koja može da pomogne mnogim različitim organizacijama humanizujući radna mesta, a istovremeno ih čineći efikasnijim.

Pogledajmo primer robota na poslu.

Ovo je bio projekat koji je završen za dve nedelje kao odgovor na situaciju izazvanu pandemijom. Nakon što je počeo lockdown, kompanije su morale da izdaju svakodnevne potvrde o odlasku na posao zaposlenima koji obavljaju rad na terenu. To je stvorilo nagli porast papirologije u terenskim službama jednog od naših klijenata.

U stvari, ovo je bila savršena prilika za RPA – postupak se ponavljao, obiman je i dobro definisan. Analiza poslovanja izvršena je za nekoliko dana. Robot je morao da preuzme potrebne podatke iz nekoliko izvora, uključujući informacije o zaposlenima, podatke o projektima i prevozna sredstva. Robot je zatim kreirao potvrdu koristeći te podatke i automatski ju je uneo u aplikaciju terenske službe kako bi zaposleni mogli da joj pristupe pomoću mobilnih telefona i pokažu je policajcu na ulici.

Na kraju je robot uspeo da kreira potvrdu za 1,5 minuta u poređenju sa 15 minuta koji su bili potrebni za ručno kreiranje.

Top 5 lekcija naučenih u RPA

Danas ću govoriti o najvažnijim stvarima koje sam naučio iz RPA projekata u poslednjih nekoliko godina i pokazati neke demonstracije kao primere.

Hajde da počnemo.

1. Znajte granice (kako biste mogli da ih pređete)

Ponekad se klijenti nakon prezentacija i demonstracija toliko uzbude zbog tehnologije da počnu da misle da je sve moguće. Mnogo toga jeste, ali važno je razumeti za šta se RPA najbolje koristi, a za šta se ne može koristiti.

RPA može osloboditi ljude manuelnih, ponavljajućih zadataka koji su zasnovani na jasnim pravilima i dozvoliti im da usmere energiju na ispunjavajući deo posla. Govorimo o ’izmeštanju robota iz čoveka’.

RPA roboti mogu oponašati radnje koje zaposleni vrše na svojim radnim mestima. Roboti se mogu logovati u aplikacije, premeštati datoteke i fascikle, vršiti copy-paste funkcije, popunjavati obrasce, izvlačiti podatke iz dokumenata, slati e-mailove. Takođe mogu da komuniciraju sa drugim sistemima koristeći programski interfejs aplikacije (API), ali to nije ono što je najbolje. Roboti su brzi i predvidljivi, izvršavaju zadatke kako je precizirano i bez grešaka.

Tehnologija se prvenstveno zasniva na korišćenju postojećih korisničkih interfejsa aplikacija, što je velika prednost za automatizovanje zastarelih aplikacija i aplikacija bez API.

Na podobnost procesa za RPA utiče nekoliko faktora, njegovi input podaci (da li je strukturiran ili nestrukturiran), broj varijacija, broj izuzetaka.

Takođe je važno shvatiti da RPA nije veštačka inteligencija (AI), ali nedavni događaji se vrte oko proširenja u vezi sa AI. Neki slučajevi upotrebe AI uključuju inteligentno razumevanje dokumenata, obradu prirodnog jezika, otkrivanje prevara, mehanizme za preporuke…

Neke slučajeve nije lako razlikovati ako se radi o slučaju upotrebe AI. Zbog toga predlažem da povećate svoju stručnost u toj oblasti ili da rano uključite svog partnera za implementaciju kako bi mogao da pruži pomoć u proceni.

Kada poznajete granice, možete odlučiti da ih pređete.

Jedan od primera je postupak sprečavanja prevara kod jednog od naših klijenata dobavljača komunikacionih usluga, gde je bilo potrebno prikupiti toliko podataka iz sistema da smo odlučili da rasporedimo 3 robota koji su paralelno radili u 3 smene kako bi obradili sve zahteve za 24 sata. Ovo je bio izazov zbog toga što, iako RPA može biti brži od ljudskog rada, ne može biti brži od aplikacije koja se koristi, pa smo to zaobišli korišćenjem više niti.

Ista kompanija, još jedan primer – setite se ovoga kada u jednom od sledećih poglavlja budem govorio o skaliranju.

Ovde smo se suočili sa polustrukturiranim inputom, ogromnim brojem varijacija i velikim brojem izuzetaka. Ali smo dali sve od sebe – iskustvo korisnika i poslovna vrednost pobedili su složenost.

Rezultat je bio neverovatan, robot je smanjio vreme obrade sa 3 radna dana na samo 3 radna sata.

Dakle, znajte granice pre nego što ih pređete.

2. Komunicirajte radi prihvatanja

Postoji izreka koja mi se dopala, koja otprilike glasi „Kada vetar duva, da li ćete izgraditi zidove ili vetrenjače?“.

RPA donosi strah od nepoznatog. Čujem kako neki ljudi govore: ‘kako će ovo uticati na moj posao’.
Zapamtite: transparentna komunikacija je presudna za prihvatanje. Treba da Vam bude jasno da je RPA tu da Vam pomogne. Cilj nije zamena zaposlenih već stvaranje digitalnih asistenata koji će im pomagati u dosadnim svakodnevnim poslovima i omogućiti im da rade atraktivniji posao veće vrednosti.

Nakon ovakvog pristupa, primećujemo da se prihvatanje iznova povećava, na kraju zaposleni tretiraju robote kao svoje digitalne kolege i počinju da ih nazivaju imenima poput R2d2, Srećko, Radiša itd.

3. Izbor procesa je ključan

Izbor procesa je ponekad potcenjen. Čujem kako neki ljudi govore „kad bismo samo mogli da pronađemo taj sledeći proces velike vrednosti“, ali naglašavam da to nije sve.

Počnite od početka. Prvi automatizovani proces će imati najveći uticaj na Vaš program – prvi uspeh podstiče sve ostale projekte. Dakle, veoma je važno pokušati da odaberete procese sa velikim uticajem i malim naporima kao prve procese.

Drugo, predlažem da paralelno sledite pristupe odozgo prema dole i odozdo prema gore. Odozgo prema dole da biste definisali strategiju i odozdo prema gore da biste kreirali i održavali tok ideja, Vaši zaposleni najbolje znaju kakvu vrstu posla rade.

Stvorite ekosistem zajedničkog planiranja, izbora, izvršenja i odgovornosti – jake unutrašnje veze u Vašoj organizaciji moraju biti povezane sa partnerom koji Vas može voditi kroz proces.

Ovde imamo primer sjajnog izbora za prvi proces. Reč je o holdingu koji se sastoji od 70 kompanija iz različitih industrija. Zajedno sa njima izabrali smo proces koji utiče na svih 70 kompanija.

Svaka kompanija treba da registruje svaku promenu statusa zaposlenog u centralnom registru. Ovo je dosadan i dugotrajan zadatak. Zamislite da to radite za 70 entiteta!

Uspeli smo da automatizujemo sve varijante ovog procesa za samo mesec dana, omogućavajući našim klijentima da se odsek za ljudske resurse fokusira na značajniji rad sa zaposlenima umesto da se zatrpaju gomilom manuelnog rada.

Uštedeli smo vreme, pojednostavili procese i – usrećili interne korisnike!

4. Planirajte skaliranje

Skaliranje će odrediti uspeh Vašeg RPA programa.

Po završetku dokazivanja koncepta (PoC), kompanije mogu ići u različitim pravcima, od napuštanja tehnologije, zastoja, do laganog prelaska na skaliranje.

Da biste skalirali i iskusili sve prednosti RPA, MORATE da planirate.

Kao prvi korak moraćete da definišete svoju strategiju koja omogućava RPA projektima da se usklade sa strateškim ciljevima.

Ovo će Vam omogućiti da uspostavite svoj operativni model automatizacije. Ovo je ključno za sposobnost skaliranja.

Operativni model treba da definiše KAKO se izvršava strategija automatizacije i KO to radi.

Definisanje KAKO treba da obuhvati politike i procedure za kontrolisano skaliranje operacija.

Definisanje KO uključuje

  • definisanje upravnog odbora za viziju, finansiranje i koordinaciju
  • posao + CoE + IT kao ključne izvršne funkcije
  • i podržavanje funkcija poput poboljšanja, upravljanja promenama, komunikacije, planiranja radne snage.

CoE je centralna tačka koja treba da bude odgovorna za kreiranje ideja, određivanje prioriteta, distribuciju i upravljanje RPA programom.

5. Uvodite novine. Merite. Naučite. Ponavljajte.

I poslednje, ali veoma važno, važnost merenja…

Da biste merili, prvo morate da definišete šta vrednost znači za Vas. Ta definicija treba da sadrži viziju, ciljeve, potrebe i želje, kako Vaše tako i Vaše kompanije.
Uzmite u obzir i tvrde i meke vrednosti. Tvrde vrednosti je lakše izračunati, poput uštede sati ili vremena. Meke vrednosti nije tako lako izračunati, ali su bez obzira na to važne, na primer: poboljšani kvalitet, zadovoljstvo korisnika, zadržavanje zaposlenih itd.

Kao sledeći korak, treba da definišete mere za svoje vrednosti. Ključne metrike mogu uključivati stvari poput iskustva kupaca i zaposlenih, vremena do izlaska na tržište, operativnih troškova, rizika i usaglašenosti, produktivnosti zaposlenih…

Tada ste spremni za merenje. Merite što je češće moguće kako biste procenili napredak, i to najmanje jednom pre i jednom nakon automatizacije procesa kako biste mogli da utvrdite dodatu vrednost.

Ključni faktori uspeha za RPA

Na kraju ću rezimirati ono što smatram kao glavne prednosti RPA.

To je brza i spretna tehnologija sa nezahtevnom integracijom i održavanjem u slučaju da su osnovne aplikacije fiksne – što dovodi do nižih troškova primene od tradicionalnih projekata integracije ili razvoja softvera.

Digitalna radna snaga može raditi 24/7 tačno onako kako je precizirano.

RPA nastavlja da se razvija širenjem svog područja na inteligentnu automatizaciju procesa (IPA) koristeći AI veštine, učenje mašine, procesno „rudarenje“, izvorne integracije, naprednu analitiku … Ali nemojte čekati, već sada rezervišite svoje mesto u prvom redu!!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>